Lorsque les employés d'une entreprise échangent des documents entre eux, si cela ne se produit pas via un système de gestion de documents, il est plus que probable que cela se fasse par courrier électronique ou sous forme de copies imprimées. Cela peut arriver lorsqu'un associé aux ventes demande des garanties marketing pour aider à conclure une transaction, ou qu'un associé au service clientèle demande un manuel de produit à jour à partager avec un client. Malheureusement, cela peut souvent amener le demandeur à attendre plusieurs jours avant de recevoir le document. Même après sa réception, le document est perdu dans des bo?tes de réception ou des bacs à papier débordants (fait amusant: un pourcentage impressionnant de 7.5 de fichiers papier va complètement manquant).
Vtiger résout les problèmes les plus importants liés à la gestion et au partage de documents dans une organisation. Chaque compte Vtiger obtient entre 5GB et 25GB d'espace pour les téléchargements directs. Cela peut être étendu en synchronisant directement avec les solutions de stockage les plus populaires, Box, Dropbox et même Google Drive. Une fois que les documents sont dans Vtiger, ils affichent des métadonnées utiles, telles que les dates de téléchargement, et peuvent être organisés dans des dossiers appropriés. Ils peuvent être recherchés en interne, liés à des enregistrements de contacts ou de transactions, ou partagés en externe avec des tiers en quelques clics.
Trois principaux avantages de gestion des documents dans Vtiger:
1. Passez moins de temps à chercher des documents
Les équipes qui utilisent Vtiger pour la gestion de documents passent moins de temps à organiser l’échange de documents. Les équipes commerciales ne doivent plus envoyer de demandes au marketing pour obtenir des garanties marketing mises à jour. Les équipes marketing n'ont plus à traiter les demandes de documents individuelles des commerciaux. Les équipes du service clientèle trouvent et partagent facilement la documentation produit et les autres informations demandées par les clients. Et toute personne travaillant avec un client peut voir le contact et traiter les documents pertinents, tels que les spécifications du produit, au centre de la fiche d'un contact.
2. Soyez confiant que vous utilisez la dernière version
Vtiger affiche les métadonnées comme l'heure de la dernière modification d'un document et vous permet de stocker des numéros de version avec des documents. De cette fa?on, vous savez toujours que vous travaillez avec les bonnes informations. Si vous téléchargez de nouveaux documents, les anciennes versions sont automatiquement enregistrées en tant que référence.
3. ?conomisez du temps et de l'argent sur la configuration d'un système de gestion de documents séparé
La configuration d'un système de gestion de documents distinct implique d'autres frais de configuration, des frais mensuels et d'autres frais de maintenance, qui peuvent co?ter des centaines de milliers de dollars en fonction du nombre d'utilisateurs. Vtiger vous permet de gérer gratuitement jusqu'à 25GB de documents et, pour plus d'espace libre, de s'intégrer aux fournisseurs de partage de fichiers les plus utilisés tels que Box, Google Drive et Google Drive. Cela facilite également le partage de fichiers avec des personnes extérieures à l'organisation.
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